Börja alltid med att skriva en lista på deltagarna, gärna med namnen på de deltagande också, detta kommer att hjälpa dig längre fram, om du t.ex. behöver ta hänsyn till vissa personer när det gäller menyer, drycker och liknande. Att ha ett så exakt deltagarnummer som möjligt underlättar oerhört mycket, då du behöver ha kännedom om detta för att kunna boka det mesta, vare sig det gäller aktiviteter, resor, lokaler, mat eller något annat.

Fundera även på om deltagarna ska få ta med sig sina fruar, män och sambos, samt sina barn. Att detta tillåts var förr väldigt ovanligt, men idag förekommer det faktiskt.

Ta efter detta reda på hur din budget ser ut. De flesta kan nämligen inte göra precis hur de vill när de planerar evenemang av det här slaget, utan de begränsas till viss del när det gäller priser på diverse saker. Ta reda på om så är fallet i ditt fall, och hur mycket pengar du har att röra dig med, samt vad dessa pengar ska räcka till. Dela sedan upp totalsumman du har till ditt förfogande i undergrupper som:
Kost
Logi
Transport
Aktiviteter
mm.
och sätt en underbudget för varje undergrupp. Detta gör att det blir enklare att dra ned på andra saker, om du upptäcker att en av utgiftsposterna blev högre än vad du hade tänkt.

Bestäm sedan var festen ska hållas. Detta är det som kan vara svårast att bestämma sig för, och att välja rätt ställe är dessutom det som kan göra störst skillnad för deltagarna. Tänk dock på att platsen bör passa som många som möjligt, både när det gäller att ta sig dit, samt utseende.

Efter detta kan du börja titta på maten som ska serveras. Om budgeten inte är ett större problem, bör catering vara det bästa alternativet, men det finns förstås även budgetknep man kan ta till. Bland annat kan ju företaget stå för endast en del av maten, medan deltagarna bekostar en del själv.

Planera någon slags aktiviteter för festen. Att bara förutsätta att folk kommer att vara öppna och börja mingla och prata är sällan en bra ide, om du inte med säkerhet vet att deltagarna brukar bete sig så. Populära aktiviteter kan bland annat vara olika lekar, lotterier, tävlingar samt sporter. Försök dock välja aktiviteter som passar så många av deltagarna som möjligt.

Om du inte har några större budgetproblem, brukar det även vara trevligt att skaffa någon slags underhållning till festen. Underhållning kan fås i flera prisklasser och behöver inte bli dyrt.

Informera gärna deltagarna om festen så tidigt som möjligt. Detta gör det möjligt för så många som möjligt att delta. Huruvida du ska berätta mycket annat om evenemanget, bestämmer du själv. Räkna dock med att om du endast går ut med mycket begränsad information, kommer du att få ganska många frågor.

Kontrollera gärna deltagarantalet kort innan festen ska hållas. Om det är många som inte kan komma, kan detta nämligen komma att påverka priset en del, och då kan du ju ta dessa pengar och lägga på extra mat, presenter eller något annat mindre som du tror att deltagarna kommer att uppskatta.

I regel är det bäst att börja planera för en företagsfest så tidigt som möjligt, eftersom populära ställen ofta bokas upp ganska snabbt. Ju tidigare du är ute, desto större valmöjligheter kommer du att ha.

Bonustips:
En het trendjust nu när det gäller firmafest är att ha ett tema på festen. Det kan vara något i stil med en film, en färg, ett årtionde, eller varför inte en högtid, om festen hålls nära t.ex. jul eller påsk. Ett tema gör att folk kan komma på gemensamma nämnare när det gäller t.ex. klädsel, vilket brukar göra tillställningen ännu roligare.